Dokument prawny

Polityka prywatności platformy LEADSPACE.PL

Wersja obowiązująca od: 28.08.2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem platformy Leadspace.pl, dostępnej pod adresem https://www.leadspace.pl/, zwanej dalej „Platformą”.

   Administratorem danych osobowych jest:

   DGM MACIEJ MAŁEK
   Jednoosobowa Działalność Gospodarcza
   NIP: 5130022497
   32-087 Zielonki, ul. Galicyjska 3
   e-mail: kontakt.iod@dgm.pl
   telefon: 664005036

   dalej: „Administrator”.

2. Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w związku z działalnością Platformy.

3. Polityka Prywatności dotyczy w szczególności przetwarzania danych osób:
   1. reprezentujących Klientów Platformy lub kontaktujących się z Administratorem w ich imieniu;
   2. korzystających z Kont Klientów;
   3. których dane znajdują się w Leadach udostępnianych Klientom;
   4. których dane Administrator przetwarza w związku z działalnością Platformy.

§ 2. Najważniejsze informacje dotyczące modelu działania

1. Administrator prowadzi działalność polegającą między innymi na pozyskiwaniu, kwalifikowaniu i udostępnianiu przedsiębiorcom informacji dotyczących podmiotów lub osób zainteresowanych określonymi usługami lub produktami (Lead) oraz budowy, utrzymania i odpłatnego udostępnia bazy danych Leadów. W zakresie swojej działalności Administrator jest producentem bazy danych w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 o ochronie baz danych.
2. Lead może zawierać dane osobowe, w szczególności dane kontaktowe oraz informacje dotyczące zainteresowania określoną usługą.
3. Dane osób, których dotyczą Leady, mogą być pozyskiwane z różnych źródeł, zależnie od konkretnego projektu prowadzonego przez Administratora. Mogą to być źródła dostępne publicznie jak również informacje pozyskane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami od podmiotów zewnętrznych. Źródła pochodzenia przetwarzanych danych zostały opisane w § 4 niniejszej Polityki.
4. W ramach wybranych projektów Administrator może kontaktować się z osobami, których dane otrzymał, w celu zweryfikowania ich zainteresowania określonymi usługami oraz pozyskania dalszych informacji niezbędnych do utworzenia Leada.
5. W ramach kontaktu z daną osobą, Administrator może pozyskiwać dodatkowe informacje bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą oraz zgodę tej osoby na nawiązanie kontaktu o charakterze marketingowym.
6. W przypadku projektów, w których stosowany jest kontakt telefoniczny, rozmowa może być nagrywana zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Polityce, o czym rozmówca jest każdorazowo informowany.
7. Administrator może pozyskiwać Leady na zlecenie i w ramach kampanii prowadzonej przez konkretnego Klienta, działając w takiej sytuacji jako podmiot przetwarzający.
8. Dane przetwarzane są w bazie danych Leadów do czasu odwołania zgody na ich przetwarzanie bądź złożenia żądania usunięcia danych przez osobę, której dane dotyczą, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w § 13 ust. 3 niniejszej Polityki.
9. Podanie danych osobowych na potrzeby Platformy jest dobrowolne, jednak odmowa ich udostępnienia w przypadku osób, których dane zawarte są w Leadzie, uniemożliwia wygenerowanie Leada i umieszczenie go w bazie danych zaś w przypadku Klienta powoduje brak możliwości zawarcia i wykonania umowy.

§ 3. Administrator danych osób, których dane znajdują się w Leadach

1. Administrator jest administratorem danych osobowych osób, których dane są przetwarzane przez niego w związku z działalnością Platformy.
2. Podstawą przetwarzania danych w ramach prowadzonej bazy Leadów jest otrzymana zgoda na kontakt marketingowy, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
3. Do czasu włączenia danych do bazy Leadów podstawą przetwarzania tych danych jest uzasadniony prawnie interes administratora w postaci nawiązania kontaktu w celu uzyskania zgody na włączenie danych firmy lub osoby do bazy Leadów w celu ułatwienia nawiązywania kontaktów biznesowych (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
4. Zakres i treść zgód są dostosowywane do konkretnego projektu, kanału komunikacji oraz celu przetwarzania lub mają charakter bardziej ogólny.
5. Administrator przechowuje informacje pozwalające wykazać fakt, zakres i moment udzielenia zgód, w szczególności w ramach realizacji zasady rozliczalności.

§ 4. Źródła danych

1. Dane osobowe mogą pochodzić w szczególności:
   • bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą;
   • od podmiotów dostarczających dane lub brokerów danych;
   • z formularzy internetowych;
   • z odpowiedzi na wiadomości SMS lub inne komunikaty;
   • z rozmów telefonicznych;
   • z ankiet i procesów kwalifikacyjnych;
   • z innych legalnych źródeł wykorzystywanych przez Administratora (np. KRS, CEiDG, katalogów branżowych, map Google, stron internetowych, profili publicznych na portalach społecznościowych).
2. W przypadku pozyskiwania danych od podmiotów trzecich Administrator realizuje obowiązki informacyjne wynikające z RODO w zakresie i na zasadach przewidzianych prawem.

§ 5. Kategorie danych osobowych

1. W zależności od konkretnego projektu Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:
   • Dane identyfikujące: imię, nazwisko;
   • Dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail;
   • Dane dotyczące siedziby/miejsca zamieszkania: miejscowość, województwo, powiat lub inne dane dotyczące regionu;
   • Dane dotyczące wykonywanego zawodu, zatrudnienia lub działalności gospodarczej;
   • Informacje dotyczące zainteresowania określoną usługą lub kategorią usług;
   • Odpowiedzi udzielone podczas ankiety lub wywiadu;
   • Informacje dotyczące preferencji związanych z usługą;
   • Informacje dotyczące historii kontaktu;
   • Informacje dotyczące udzielonych zgód;
   • Informacje dotyczące cofnięcia zgód lub sprzeciwów;
   • Informacje techniczne i dotyczące bezpieczeństwa, jeżeli są niezbędne do realizacji określonych celów.

§ 6. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane w celu stworzenia, utrzymania oraz udostępniania bazy danych Leadów, w szczególności przetwarzanie danych obejmuje następujące czynności:

1. Pozyskanie i kwalifikacja zainteresowania

W celu ustalenia, czy osoba jest zainteresowana określoną usługą oraz jaki jest zakres jej zainteresowania.

Podstawą prawną może być w szczególności zgoda osoby, której dane dotyczą, lub inna właściwa podstawa prawna wynikająca z charakteru konkretnego procesu.

2. Prowadzenie własnych działań Administratora

Administrator może przetwarzać dane w celu realizacji własnych działań, w zakresie wynikającym z udzielonej zgody lub innej właściwej podstawy prawnej, w szczególności w celu dołączenia uzyskanych informacji do administrowanej bazy Leadów.

3. Utworzenie i kwalifikacja Leada

Administrator może przetwarzać dane w celu utworzenia Leada zawierającego informacje dotyczące określonego zainteresowania.

4. Udostępnienie Leada Klientowi

Administrator może udostępnić dane Klientowi, jeżeli pozwala na to podstawa prawna przetwarzania i zakres celu, dla którego dane zostały zebrane. Ewentualna zgoda z art. 398 PKE jest osobną kwestią i jej istnienie powinno wynikać z informacji o danym Leadzie/Licencji. Dane udostępniane są na zasadzie administrator do administratora (A2A), co oznacza, iż z momentem przekazania danych Klientowi, staje się on niezależnym administratorem danych kontaktowych zawartych w Leadzie. Nie zwalnia to Klienta z obowiązku przestrzegania warunków korzystania z bazy danych której częścią jest udostępniony Lead, które określa odpowiednia umowa licencyjna.

5. Weryfikacja aktualności zainteresowania

Administrator może kontaktować się z osobą, której dane dotyczą, w celu zweryfikowania, czy jej zainteresowanie daną usługą lub inne dane wskazane w Leadzie pozostają aktualne. Podstawą przetwarzania w tym zakresie jest uzasadniony prawnie interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest zapewnienie aktualności i jakości zawartych w bazie Leadów.

6. Ponowne udostępnienie Leada

W przypadku potwierdzenia aktualności zainteresowania Administrator może ponownie zakwalifikować kontakt jako Lead i udostępnić go Klientom zgodnie z zakresem udzielonej zgody oraz obowiązującymi przepisami.

7. Przetwarzanie danych w celu świadczenia usług i obsługi Platformy

Dane Klientów oraz osób reprezentujących Klientów lub występujących w ich imieniu są przetwarzane w celu realizacji umowy zawartej z Klientem (art. 6 ust. 1 lit b RODO), a w szczególności w celu:

• utworzenia Konta;
• obsługi Konta;
• obsługi płatności;
• realizacji Zakupów Leadów;
• obsługi reklamacji;
• kontaktu z Klientem;
• prowadzenia rozliczeń;
• zabezpieczenia Platformy.

8. Okres przechowywania danych Klienta

Administrator przetwarza dane Klienta opisane w ust. 7 przez cały okres obowiązywania umowy z Klientem a także po jej wygaśnięciu w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przez okres nie dłuższy, niż okres przedawnienia roszczeń z tytułu realizacji zawartej umowy. Podstawą przetwarzania jest w takim przypadku prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

9. Wypełnianie obowiązków prawnych

Dane Klienta oraz osób występujących w jego imieniu mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych i dotyczących ochrony danych osobowych. Podstawą przetwarzania jest w tym wypadku art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z odpowiednimi przepisami szczególnymi (np. wynikającymi z ustawy o rachunkowości)

§ 7. Udostępnianie danych Klientom Platformy

1. Część bazy danych w postaci wyselekcjonowanych Leadów, zawierających dane osobowe może być przekazana na zasadzie licencji, zgodnie z Regulaminem Platformy LEADSPACE.PL przedsiębiorcom korzystającym z Platformy, jeżeli zakres ich działalności odpowiada zainteresowaniu osoby, której dane dotyczą.
2. Udostępnienie następuje w celu umożliwienia Klientowi kontaktu w związku z konkretnym zakresem zainteresowania wskazanym w Leadzie.
3. Dane osobowe zawarte w Leadzie mogą zostać przekazane przedsiębiorcy, którego oferta odpowiada zakresowi zainteresowania wskazanemu przez osobę, której dane dotyczą. Przedsiębiorca ten otrzymuje dane w celu nawiązania kontaktu w sprawie wskazanej usługi stając się administratorem danych osobowych zawartych w Leadzie. Odpowiada on we własnym zakresie za zgodność przetwarzania danych i realizację obowiązków prawnych z obowiązującym prawem.
4. Sam fakt udostępnienia danych przez Administratora nie oznacza udzielenia Klientowi prawa do dowolnego wykorzystywania danych w innych celach. Zasady wykorzystania zbioru danych, którego część stanowi Lead określa umowa między Administratorem a Klientem oraz Regulamin Usługi LEADSPACE.PL.
5. Dalsze wykorzystywanie danych osobowych zawartych w Leadzie do własnych kampanii marketingowych, newsletterów, ponownego kontaktu w innych sprawach lub innych celów wymaga posiadania przez Klienta odpowiedniej podstawy prawnej.

§ 8. Wielokrotne występowanie osoby w bazie Leadów

1. Jedna osoba może być źródłem więcej niż jednego Leada. Może to nastąpić w szczególności wtedy, gdy osoba jest zainteresowana więcej niż jednym produktem, usługą lub zakresem usług. Sposób budowy, kwalifikacji i selekcji Leadów stanowi know-how Administratora jako producenta bazy danych.
2. Ponowne udostępnienie kontaktu może nastąpić również po przeprowadzeniu przez Administratora weryfikacji aktualności zainteresowania, jeżeli jest to zgodne z podstawą prawną przetwarzania danych oraz zakresem udzielonej zgody.
3. Administrator nie traktuje wielokrotnego występowania tej samej osoby fizycznej w kilku Leadach jako odrębnego przetwarzania jej danych osobowych, lecz jako sposób klasyfikacji i prezentacji powiązanych z tą osobą danych.

§ 9. Rozmowy telefoniczne i nagrania

1. W ramach wybranych projektów Administrator może prowadzić rozmowy telefoniczne z osobami zainteresowanymi określonymi usługami.
2. Rozmowy, po poinformowaniu o tym rozmówcy, mogą być nagrywane w celu:
   • udokumentowania przebiegu rozmowy;
   • wykazania treści udzielonych oświadczeń i zgód;
   • zapewnienia jakości procesu kwalifikowania Leadów;
   • obsługi reklamacji;
   • zabezpieczenia przed nadużyciami;
   • dochodzenia lub obrony roszczeń.

Wszystkie powyższe cele stanowią uzasadniony prawnie interes w zakresie przetwarzania danych osobowych w postaci nagrania rozmowy (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

3. Nagrania są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, z uwzględnieniem obowiązków prawnych oraz okresów przedawnienia roszczeń.

§ 10. Płatności i dane Klientów

1. Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności, w szczególności Przelewy24.
2. W zakresie niezbędnym do realizacji płatności dane mogą być przekazywane właściwym dostawcom usług płatniczych.
3. Dane związane z płatnościami i rozliczeniami mogą być przechowywane przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych lub innych właściwych przepisów prawa.

§ 11. Podmioty przetwarzające i odbiorcy danych

1. Administrator może korzystać z usług podmiotów przetwarzających dane osobowe, w szczególności dostawców:
   • hostingu;
   • infrastruktury IT;
   • systemów CRM;
   • systemów call center;
   • usług pocztowych i komunikacyjnych;
   • narzędzi analitycznych;
   • systemów obsługi płatności;
   • usług księgowych i prawnych;
   • systemów bezpieczeństwa i archiwizacji.
2. Podmioty te przetwarzają dane w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im usług i na podstawie odpowiednich umów lub innych podstaw prawnych.

§ 12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Co do zasady Administrator dąży do korzystania z dostawców zapewniających przetwarzanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Jeżeli w związku z korzystaniem z określonej usługi dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zastosuje mechanizm transferu wymagany przez obowiązujące przepisy, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO.

§ 13. Okres przechowywania danych

1. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki.
2. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, mogą być przechowywane do czasu jej wycofania, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest uzasadnione inną podstawą prawną.
3. Po wycofaniu zgody Administrator może zachować ograniczony zakres danych niezbędny do wykazania faktu wycofania zgody oraz zapobiegania ponownemu wykorzystaniu danych wbrew woli osoby.
4. Szczegółowe okresy retencji mogą być ustalane odrębnie dla poszczególnych kategorii danych zgodnie z wewnętrzną polityką retencji Administratora.

§ 14. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, w zakresie przewidzianym RODO:
   • prawo dostępu do danych;
   • prawo sprostowania danych;
   • prawo usunięcia danych;
   • prawo ograniczenia przetwarzania;
   • prawo do przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania;
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
   • prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
   • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§ 15. Sprzeciw i cofnięcie zgody

1. Osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie cofnąć udzieloną zgodę.
2. Cofnięcie zgody powinno być możliwe w sposób łatwy i odpowiedni do sposobu, w jaki zgoda została udzielona.
3. W przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego Administrator zaprzestaje przetwarzania danych do tego celu, chyba że zachodzi inna podstawa prawna pozwalająca na dalsze przetwarzanie w innym celu.
4. Cofnięcie zgody lub sprzeciw mogą być zgłaszane na adres e-mail wskazany w § 21.

§ 16. Obowiązek informacyjny wobec osób pozyskiwanych od podmiotów trzecich

1. Jeżeli dane osobowe zostały pozyskane od brokera danych lub innego podmiotu, Administrator realizuje obowiązek informacyjny zgodnie z art. 14 RODO, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach. Informacja taka przekazywana jest takiej osobie w trakcie pierwszego kontaktu poprzez podanie informacji o miejscu publikacji niniejszej Polityki, w tym – gdy ma to zastosowanie – informacji, że pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych lub informacji o podmiocie, który dostarczył informacje kontaktowe dotyczące danej osoby.
2. W przypadku pozyskania danych bezpośrednio od osoby fizycznej, Administrator realizuje obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 RODO.
3. Szczegółowe informacje mogą być przekazywane podczas kontaktu telefonicznego, za pośrednictwem wiadomości elektronicznej, strony internetowej lub w inny sposób odpowiedni do konkretnego procesu pozyskania danych.

§ 17. Zgody i rozliczalność

1. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne umożliwiające dokumentowanie udzielonych zgód.
2. W zależności od projektu mogą być rejestrowane w szczególności:
   • treść zgody;
   • data i godzina udzielenia zgody;
   • sposób udzielenia zgody;
   • kanał komunikacji;
   • zakres zgody;
   • identyfikator rekordu;
   • informacje dotyczące cofnięcia zgody.
3. Administrator rozdziela zgodę dotyczącą własnych działań Administratora od zgody dotyczącej kontaktu przedsiębiorcy z określonej kategorii usług, jeżeli charakter procesu tego wymaga.
4. Zakres każdej zgody powinien odpowiadać rzeczywistemu celowi, dla którego dane mają być wykorzystywane.
5. Administrator nie traktuje zgody na jeden cel jako automatycznej zgody na wszystkie inne cele.

§ 18. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
2. W ramach Platformy mogą być stosowane w szczególności:
   • kontrola dostępu;
   • mechanizmy uwierzytelniania;
   • szyfrowanie lub zabezpieczanie plików;
   • rejestrowanie operacji;
   • kopie zapasowe;
   • ograniczenia uprawnień pracowników i współpracowników;
   • procedury obsługi incydentów bezpieczeństwa.
3. Dane przekazywane Klientowi mogą być dostarczane w postaci zabezpieczonych lub zaszyfrowanych plików.

§ 19. Pliki cookies i dane techniczne

1. Platforma może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, utrzymania sesji, bezpieczeństwa, analizy korzystania z Platformy oraz – jeżeli ma zastosowanie – realizacji określonych funkcji marketingowych.
2. Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych technologii mogą być prezentowane w mechanizmie zarządzania zgodami dostępnym na Platformie.
3. Platforma może przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie korzystania z Platformy oraz informacje dotyczące aktywności użytkownika.

§ 20. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator może aktualizować Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:
   • zmiany przepisów prawa;
   • zmiany sposobu działania Platformy;
   • wprowadzenia nowych usług;
   • zmiany wykorzystywanych dostawców;
   • zmiany procesów pozyskiwania lub przetwarzania danych.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na Platformie.
3. Jeżeli zmiana będzie wymagała poinformowania osób, których dane dotyczą, Administrator podejmie działania wymagane przez przepisy prawa.

§ 21. Kontakt w sprawach ochrony danych

1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

DGM Maciej Małek
32-087 Zielonki, ul. Galicyjska 3
e-mail: kontakt.iod@dgm.pl
telefon: 664005036

W przypadku pytań dotyczących konkretnego Leada warto wskazać informacje pozwalające zidentyfikować sprawę, np. numer Leada lub przybliżoną datę kontaktu.

§ 22. Postanowienia końcowe

1. Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 28.08.2026 r.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa, w szczególności RODO oraz właściwe przepisy prawa polskiego.
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest dr Tomasz Ciupka. Kontakt z IOD możliwy jest poprzez e-mail wskazany w § 21.
4. Administrator nie podejmuje żadnych zautomatyzowanych decyzji opartych na profilowaniu.